Toda empresa pequena começa organizando cliente, fornecedor e produto numa planilha — e faz sentido, é rápido e não custa nada. O problema aparece depois, quando a operação cresce e a planilha vira um risco em vez de uma solução.
Primeiro sinal: mais de uma pessoa mexendo no mesmo arquivo, e ninguém tem certeza de qual versão é a mais atual. Segundo: já aconteceu de vender um produto que na real já tinha acabado, porque a planilha não avisou. Terceiro: procurar o cadastro de um cliente específico virou usar Ctrl+F e torcer.
Quarto sinal, mais silencioso: você não sabe mais quem tem acesso a quê, porque a planilha foi compartilhada por link, faz meses, com quem sabe quantas pessoas. Quinto: algum dado sumiu ou foi sobrescrito por engano, e não tem como saber quando ou quem fez isso.
Nenhum desses problemas é sobre a pessoa não saber usar planilha direito — é sobre a ferramenta não ter sido feita pra esse volume de gente mexendo ao mesmo tempo. Sistema de cadastros resolve isso com histórico, permissão por pessoa e um lugar só, sem duplicar dado em arquivo nenhum.